Please note
- Through our National Health and Safety staff support we highly recommend that all protocols developed by your employer be reviewed by your Joint Health and Safety Committees.
- Please ensure to have conversations with your employer as this directive speaks to custodial staff being on site as well as other school staff.
Memorandum To: Directors of Education
School Authorities
From:
In order to allow for students and families to retrieve any personal belongs that may have been left in schools since the start of the school closure period, and to return any school or school board property they no longer require, the school closure order issued by the Minister of Education on May 15, 2020, permits temporary access to school premises for this purpose.
The ministry has developed the below guidelines that school boards can use to develop their plans with their local Public Health Units for school access by students and families.
The ministry is aware that some school boards already have plans in place for this that have been reviewed by their local Public Health Units. These boards should proceed with implementing those approved plans. For those that have not yet developed plans, these guidelines can be adopted to support planning, or adapted as necessary in consultation with the local Public Health Unit.
In addition, for your information the Public Services Health and Safety Association is developing guidance on health and safety practices during COVID-19 for school employers that can support broader planning on school access. The ministry will update you when this guidance is available.
Please contact me if you have any questions or concerns.
Sincerely,
Jeff Butler
A/Assistant Deputy Minister
Student Support and Field Services Division
Ministry of Education
c: Executive Director and Secretary-Treasurer, Association des enseignantes et des enseignants franco-ontariens (AEFO)
General Secretary, Ontario Secondary School Teachers’ Federation (OSSTF)
President, Ontario Council of Educational Workers (OCEW)
Chair, Education Workers’ Alliance of Ontario (EWAO)
Co-ordinator, Canadian Union of Public Employees – Ontario (CUPE)
General Secretary, Ontario English Catholic Teachers’ Association (OECTA)
General Secretary, Elementary Teachers’ Federation of Ontario (ETFO)
Executive Director, Association des conseils scolaires des écoles publiques de l’ontario (ACÉPO)
Executive Director, Association franco-ontarienne des conseils scolaires catholiques (AFOCSC)
Executive Director, Ontario Catholic School Trustees’ Association (OCSTA)
Executive Director, Ontario Public School Boards’ Association (OPSBA)
Executive Director, Council of Ontario Directors of Education (CODE)
Personal Property Retrieval Guidelines for Schools
This document provides basic information only. It is not intended to take the place of medical advice, diagnosis, treatment, or legal advice.
In the event of any conflict between this document and any orders or directives issued by the Minister of Health or the Chief Medical Officer of Health (CMOH), the order or directive prevails.
Ontario schools have been closed to students and families since March 15, 2020. In order to allow for students and families to retrieve any personal belongs that may have been left in schools, and to return any school or school board property they no longer require, the school closure order issued by the Minister of Education on May 15, 2020, permits temporary access to school premises for this purpose.
Schools allowing access by students or families to retrieve personal property or return school property must implement protocols to provide for the health and safety of students, families and staff during this process. Schools must follow any further direction given by local medical officers of health regarding this process.
Protocols should consider the following measures:
Self-Assessment and Screening
- Any person accessing a school should be directed to perform a COVID-19 self-assessment before arriving at the school. The Ministry of Health’s self-assessment can be accessed here: https://covid-19.ontario.ca/
self-assessment/ - Entry should be denied to any person who has any of the symptoms outlined in the ‘COVID-19 Reference Document for Symptoms’ on the Ministry of Health’s COVID-19 website.
- Entry should also be denied to any person who has been in contact with anyone suspected or confirmed of having COVID-19 in the past 14 days.
Scheduling
- Persons should be scheduled for access in designated timeslots to minimize the number of people in the building or waiting to access the school. 15-minute time-slots are recommended.
- Anyone waiting for their designated time slot should be directed to a waiting or line-up area with appropriate physical distancing markers (e.g., floor markings, pylons, etc.) spaced two metres/six feet apart.
- Schools may consider providing persons who miss their designated timeslot with an additional opportunity to access the school at a subsequent scheduled time.
- Where possible, allow only one person to retrieve student belongs except in extenuating circumstances.
Entrance and Exit
- Schools should designate and clearly mark specific entrances and exits for each visitor as appropriate, and only permit entrance/exit through these doors.
- Persons should be required to sign in upon entry and sign out upon exit from the school.
- Anyone entering the building should clean their hands prior to entry and upon exit. Alcohol-based hand sanitizer should be provided.
- Where possible, doors and windows should be kept open to minimize touching of door handles and increase ventilation, while maintaining the appropriate security.
Physical Distancing
- Traffic flow and physical distancing markers should be visible throughout the school.
- Persons should be directed to stay only within the area(s) of the school they need to access and refrain from lingering.
- School staff should be on hand to direct people while maintaining physical distance of at least two metres.
- Where possible, use of stairs should be encouraged. Where required, elevator usage should be limited to one person or members of the same household.
- Use of washrooms and drinking fountains should not be permitted.
- Persons should not be permitted to gather in groups on the school premises.
- Wearing of face coverings (e.g., cloth masks) where physical distancing cannot be maintained or is difficult is recommended.
Return of Items
- A designated area for return of items should be provided.
- Returned items should be cleaned and disinfected if they need to be used or moved within three days. Otherwise, returned items should be left in the designated area for minimum of three days before they are used or moved.
Cleaning/Sanitization
- Custodial staff should be on-site to regularly clean/disinfect high-touch surfaces throughout the access period.
Resources
- Physical distancing
- Hand hygiene
- Cleaning and disinfection for public settings
- Ministry of Health Guidance Document for Essential Workplaces
| Note de service Destinataires : |
Directrices et directeurs de l’éducation Administrations scolaires |
| Expéditeurs : | Jeff Butler Sous-ministre adjoint (intérimaire) Division du soutien aux élèves et des services régionaux |
Afin de permettre aux élèves et à leurs familles de récupérer des effets personnels qui auraient été laissés à l’école et de retourner des objets dont ils n’ont plus besoin appartenant à une école ou à un conseil scolaire, l’arrêté de fermeture des écoles du ministre de l’Éducation du 15 mai 2020 autorise l’accès temporaire aux locaux scolaires à cette fin.
Le ministère a élaboré les lignes directrices ci-dessous dont les conseils scolaires peuvent s’inspirer pour préparer leurs propres directives d’accès à l’école, à l’intention des élèves et de leurs familles, en consultation avec les bureaux de santé publique locaux.
Le ministère sait que certains conseils scolaires ont déjà mis en place des protocoles à cet effet qui ont été passés en revue par les bureaux de santé publique locaux. Ces conseils peuvent certainement mettre en œuvre leurs protocoles approuvés. Ceux qui n’ont pas encore élaboré de protocoles peuvent utiliser les lignes directrices ci-dessous comme guide pour faciliter leur planification ou les adapter au besoin en consultation avec le bureau de santé publique local.
Par ailleurs, à titre d’information, la Public Services Health and Safety Association prépare des directives en matière de pratiques de santé et sécurité pendant l’épidémie de COVID-19 à l’intention des employeurs scolaires, qui pourront faciliter la planification de l’accès aux écoles à plus grande échelle. Dès que ces directives seront publiées, le ministère vous en avisera.
Je me tiens à votre entière disposition pour répondre à vos questions éventuelles.
Cordialement.
Jeff Butler
Sous-ministre adjoint (intérimaire)
Division du soutien aux élèves et des services régionaux
Ministère de l’Éducation
c.c. Directeur général et secrétaire-trésorier, Association des enseignantes et des enseignants franco-ontariens (AEFO)
Secrétaire général, Fédération des enseignantes-enseignants des écoles secondaires de l’Ontario (FEESO)
Présidente, Conseil des travailleurs de l’éducation de l’Ontario (CTEO)
Présidente, Alliance des travailleuses et travailleurs en éducation de l’Ontario (ATEO)
Coordinateur, Syndicat canadien de la fonction publique (SCFP)
Secrétaire général, Ontario English Catholic Teachers’ Association (OECTA)
Secrétaire général, Elementary Teachers’ Federation of Ontario (ETFO)
Direction générale, Association des conseils scolaires des écoles publiques de l’Ontario (ACÉPO)
Directrice générale, Association franco-ontarienne des conseils scolaires catholiques (AFOCSC)
Directeur general, Ontario Catholic School Trustees’ Association (OCSTA)
Direction générale, Ontario Public School Boards’ Association (OPSBA)
Directeur général, Conseil ontarien des directions de l’éducation (CODE)
Récupération d’effets personnels – Lignes directrices pour les écoles
Le présent document ne contient que des renseignements de base. Il n’est pas destiné à remplacer des conseils médicaux, un diagnostic, un traitement ou des conseils juridiques.
En cas de conflit entre le présent document et un arrêté ou des directives du ministre de la Santé ou du médecin hygiéniste en chef, l’arrêté ou les directives ont préséance.
Les écoles de l’Ontario sont fermées et les élèves et leurs familles n’y ont pas accès depuis le 15 mars 2020. Pour permettre aux élèves et à leurs familles de récupérer des effets personnels qui auraient été laissés à l’école et de retourner des objets dont ils n’ont plus besoin appartenant à une école ou à un conseil scolaire, l’arrêté de fermeture des écoles du ministre de l’Éducation du 15 mai 2020 autorise l’accès temporaire aux locaux scolaires à cette fin.
Les écoles qui autorisent les élèves ou leurs familles à récupérer des effets personnels ou à ramener des objets appartenant à l’école doivent mettre en place des protocoles assurant la santé et la sécurité des élèves, des familles et du personnel pendant ces visites. Les écoles doivent suivre toute autre directive provenant de médecins hygiénistes locaux à cet égard.
Les protocoles devraient prévoir les mesures suivantes :
Auto-évaluation et dépistage
- Quiconque a l’intention de se rendre dans une école devrait effectuer une auto-évaluation de dépistage de la COVID-19 avant d’arriver à l’école. Pour l’auto-évaluation du ministère de la Santé, voir : https://covid-19.ontario.ca/
autoevaluation/. - L’accès à l’école doit être interdit à quiconque ressent l’un des symptômes décrits dans le document intitulé « COVID-19 – Document de référence sur les symptômes », consultable sur le site Web du ministère de la Santé consacré à la COVID-19.
- L’accès à l’école doit aussi être interdit à quiconque s’est trouvé en contact avec une personne qui a contracté ou est suspectée avoir contracté la COVID-19 au cours des 14 derniers jours.
Établissement d’un calendrier de visites
- Un calendrier de visites doit être établi pour réduire au minimum le nombre de personnes qui se trouvent dans le bâtiment ou qui attendent d’entrer dans l’école. Il est recommandé de prévoir des visites de 15 minutes.
- Les personnes qui attendent leur heure d’entrée dans l’école devraient être orientées vers une aire ou une file d’attente où sont placées bien en vue des bornes ou marques sur le sol à intervalles de deux mètres ou six pieds.
- Les écoles peuvent autoriser les personnes qui n’ont pas pu respecter leur heure désignée à revenir à une autre heure désignée.
- Dans la mesure du possible, il ne faut autoriser qu’une seule personne à entrer dans l’école pour récupérer des effets d’un élève, sauf dans des circonstances atténuantes.
Entrée et sortie
- Les écoles devraient désigner et indiquer clairement les entrées et sorties pour chaque visiteur selon ce qui est approprié et ne permettre l’entrée ou la sortie que par ces portes désignées.
- Les visiteurs devraient être tenus de s’inscrire à l’arrivée et de signer un formulaire à leur sortie de l’école.
- Avant d’entrer dans le bâtiment et au moment de quitter le bâtiment, tout le monde devrait se laver les mains. Du gel hydroalcoolique pour les mains devrait être fourni.
- Dans la mesure du possible, les portes et fenêtres devraient être laissées ouvertes pour réduire le besoin de toucher les poignées et accroître la ventilation, tout en maintenant des mesures de sécurité adéquates.
Distanciation physique
- Des marques de gestion de la circulation et de distanciation physique devraient être placées à des endroits bien en vue dans toute l’école.
- Les visiteurs devraient recevoir pour instructions de ne demeurer que dans les secteurs de l’école auxquels ils doivent avoir accès et de ne pas s’attarder.
- Du personnel scolaire devrait être sur place pour orienter les gens tout en respectant les exigences de distanciation physique d’au moins 2 mètres.
- Dans la mesure du possible, l’utilisation des escaliers devrait être encouragée. Au besoin, l’utilisation de l’ascenseur devrait être limitée à une personne ou à des membres de la même famille.
- L’utilisation des toilettes et des fontaines devrait être interdite.
- Il devrait être interdit aux visiteurs de se rassembler en groupe dans les locaux scolaires.
- Le port de protections pour le visage (p. ex., masques en tissu) devrait être recommandé si les règles de distanciation physique ne peuvent pas être respectées.
Retour d’objets
- Un endroit devrait être désigné pour y placer les objets retournés.
- Les objets retournés doivent être nettoyés et désinfectés s’ils vont être utilisés ou déplacés dans les trois prochains jours. Sinon, ils devraient être laissés à l’endroit désigné pendant au moins trois jours avant d’être utilisés ou déplacés.
Nettoyage/Désinfection
- Du personnel d’entretien devrait être sur place pour nettoyer ou désinfecter régulièrement les surfaces qui fréquemment touchées pendant la période des visites.
Ressources
