From: Ministry of Education (EDU)
| Memorandum To: |
Directors of Education Superintendents of Special Education Secretary-Treasurers of School Authorities |
| From: |
Nancy Naylor Deputy Minister |
| Subject: | Continuity of Learning for Students with Special Education Needs and Mental Health Supports |
I would like to take this opportunity to thank you for your flexibility and willingness to work together to support our students during the current school closure period. I am writing to provide guidance to school boards with respect to supporting the mental health and wellness of students, and to information about school board support of students with special education needs.
The Ministry of Education is committed to supporting continuity of learning and supports for all students, including students with special education needs. As part of their implementation planning activities, boards are expected to include specific approaches to supporting students with special education needs.
Identification, Placement, and Review Committees (IPRCs)
Boards are expected to continue to conduct annual reviews by IPRCs as set out under Ontario Regulation 181/98. Boards should consider options for conducting IPRC meetings remotely. Please note that per the regulation, a parent can give written notice dispensing with the annual review. In the event that there is an appeal of an IPRC decision, boards should also consider options for holding appeal board hearings remotely.
Individual Education Plans (IEPs)
To support access to learning for students with special education needs, IEPs should continue to remain in effect as continuity of learning strategies are implemented. In situations where existing accommodations, modifications, or alternative programming are not feasible, boards should work collaboratively with students and families to determine workable solutions on a case by case basis.
Assistive Technology and Other Special Education Equipment
As you know, the ministry allocates Special Equipment Amount (SEA) Per Pupil Amount (PPA) funding to school boards to be used for the purchase of assistive technology such as computers, software and computing-related devices, among other items, for use by students with special education needs. School boards are encouraged to provide continued access to assistive technology and other special education equipment to support students with special education needs learning at home. In situations where this access is not feasible, schools and teachers are encouraged to work with students and families to determine workable solutions on a case by case basis.
The ministry recognizes that the present school closures may impact boards’ ability to submit its 2019-20 SEA claims by the May 29, 2020 deadline. As a result, the submission deadline for 2019-20 SEA claims has been extended to June 30, 2020. Boards will also be able to carry-over any SEA claims that have been initiated and cannot be completed by this new deadline and submit them as part of their SEA Claims submission for the 2020-21 school year.
Special Education Advisory Committees (SEAC)
Ontario Regulation 463/97 was recently amended to provide boards with greater flexibility in how a board and its committees meet when schools are closed pursuant to an order made by the Minister of Education under s. 5(1) of the Education Act. We encourage boards to review these amendments when considering approaches to meetings. School boards are encouraged to leverage the expertise of their SEACs as they plan for continuity of learning for students with special education needs.
Leverage the Capacity of Professional Staff Remotely
The ministry expects school boards to leverage the capacity of professional and para-professional staff and Educational Assistants remotely where possible recognizing the context of prevailing contractual, regulatory or legislative requirements. Where possible these staff should be available to provide consultation and other supports to teachers and/or families.
Care, Treatment, Custody & Correctional (CTCC) Programs
Access to education for students attending CTCC programs should follow the same protocols put in place for students attending publicly funded schools. Boards are encouraged to support student access to individual supports needed for them to succeed. In situations where certain individual accommodations may not be feasible, the ministry encourages boards and their teachers to work with students and families to determine solutions on a case by case basis.
The ministry encourages system principals to communicate with custody/detention facilities to determine the best way to maintain continuity of education for students in these facilities. The ministry is also in contact with the Ministry of Health (MOH) and the Ministry of Children, Community and Social Services (MCCSS) to determine how facility staff can help support continuity of learning with consideration to the safety and security of youth and staff as well as other considerations relating to the operational needs of a facility.
Specialized Health Support Services and Special Needs Programming
MCCSS funds a range of services and supports for children and youth with special education needs, including children and youth with autism. These services and supports are often delivered by local agencies and organizations, such as Children’s Treatment Centres, or in the form of direct funding for families to purchase services from fee-for-service providers. Some community-based services will be suspended or experience disruptions and delays during this period. Some service providers already provide services remotely, and others may choose to pursue this as an alternative method of service delivery (for example, by telephone or through online applications), where appropriate.
Families can contact their children’s service providers directly for updated information about what services may be available to them at this time. Links to publicly funded local service providers can be found at: http://www.children.gov.on.ca/htdocs/English/specialneeds/index.aspx.
Students who would have otherwise received school health professional or school health personal support services on school premises may be eligible for home care services. In recognition of the extended school closure, Local Health Integration Networks (LHINs) are working with families with children who are eligible for home care.
Services offered by Provincial and Demonstration Schools
The Provincial and Demonstration Schools have specialized knowledge and expertise that can support the broader educator population. The Provincial and Demonstration Schools Branch (PDSB) Resource Services Department can continue to support school boards that have students who are Deaf, hard of hearing, blind, low vision, deafblind or who have severe learning disabilities. Additionally, PDSB is a resource for boards that have students who use American Sign Language (ASL) and Langue des signes québécoise (LSQ) and can provide support on how this may work in a virtual environment. PDSB’s Resource Services Teachers are OCT-qualified teachers who provide educational consultative services, for example, recommendations regarding the setting up of programs, including equipment needs. Additional support to boards with students who are blind and low vision is available from the Alternate Educational Resources Ontario (AERO) department and W. Ross Macdonald School.
For services for English/ASL students who are Deaf or hard of hearing please contact Jeanne Leonard, Superintendent, Provincial and Demonstration Schools Branch at Jeanne.Leonard@ontario.ca. For services for English/ASL and French/LSQ students who are blind, low vision, deafblind or who have severe learning disabilities or for French/LSQ students who are Deaf or hard of hearing please contact Ginette Faubert, Superintendent, Provincial and Demonstration Schools Branch at Ginette.Faubert@ontario.ca.
Supports to Educators
The Ministry of Education is offering facilitated remote/virtual learning for educators through a series of webinars, including on how to support students with special education needs remotely. In addition, the ministry will be posting resources for parents and teachers on supporting students with special education needs. Educators can visit https://www.d2l.com/k-12/ontario/ to register for webinars.
As well, the registration deadline for the Ontario Educator Online Autism Training Program offered through the Geneva Centre for Autism has been extended until June 30, 2020.
Mental Health Supports
Boards are encouraged to continue providing mental health supports to students remotely. This could include students who have been receiving prevention and intervention services in schools by mental health staff, and those students who come to the attention of staff during the school closure period as needing additional support. Boards could provide remote services through their existing school mental health professionals including newly funded mental health workers in secondary schools. It is recognized that the nature of support may change as the response to the COVID-19 outbreak evolves.
School Mental Health Ontario (SMH-ON) will continue to provide boards with guidance, resources and implementation coaching support. SMH-ON is connecting with boards, community partners, and experts in virtual care to identify effective practices and training/tools for providing mental health supports remotely. SMH-ON has prepared a number of resources that may be helpful for parents/families, students, and educators to consider during school closures. These resources can be found on the SMH-ON website at https://smho-smso.ca/. Specific supports designed for school-based mental health professionals will be shared through a private community of practice.
As you know, active discussions are ongoing with labour and management partners in the education system, with a focus on working together, sharing ideas and finding solutions. We know that boards are working incredibly hard and collaboratively with their senior teams, principals and vice-principals, teacher federations and education worker unions in implementing continuity of learning plans for all students, including those with special education needs. This collaborative work locally will remain essential in the days and weeks ahead. We will continue to work through all aspects of the government’s education sector response by engaging with the various working groups that have been established with boards and with labour partners. We also expect boards to leverage ongoing partnerships at the local level as plans to support all students are implemented.
The ministry is committed to ongoing communication with boards regarding issues that may arise over the coming weeks and will be organizing follow-up conversations with superintendents of special education. Should you require any additional information or have any questions please contact Jeff Butler at jeff.butler@ontario.ca.
Learn about how the Government is supporting people, businesses and families during COVID-19 by visiting www.ontario.ca/coronavirus
Again, thank you for your cooperation and willingness to work together to support our students.
Sincerely,
Nancy Naylor
c: Executive Director, Association des conseils scolaires des écoles publiques de l’ontario (ACÉPO)
Executive Director, Association franco-ontarienne des conseils scolaires catholiques (AFOCSC)
Executive Director, Ontario Catholic School Trustees’ Association (OCSTA)
Executive Director, Ontario Public School Boards’ Association (OPSBA)
Executive Director, Council of Ontario Directors of Education (CODE)
Executive Director and Secretary-Treasurer, Association des enseignantes et des enseignants franco-ontariens (AEFO)
General Secretary, Elementary Teachers’ Federation of Ontario (ETFO)
General Secretary, Ontario English Catholic Teachers’ Association (OECTA)
General Secretary, Ontario Secondary School Teachers’ Federation (OSSTF)
Chair, Ontario Council of Educational Workers (OCEW)
Chair, Education Workers’ Alliance of Ontario (EWAO)
Co-ordinator, Canadian Union of Public Employees – Ontario (CUPE-ON)
Chair, Minister’s Advisory Council on Special Education
| Note de service |
Directrices et directeurs de l’éducation Surintendantes et surintendants responsables de l’éducation de l’enfance en difficulté Secrétaires-trésorières et secrétaires-trésoriers des administrations scolaires |
| Expéditrice : |
Nancy Naylor Sous-ministre |
| Objet : | Continuité de l’apprentissage des élèves ayant des besoins en matière d’éducation de l’enfance en difficulté et ayant besoin de soutien en matière de santé mentale |
Je voudrais tout d’abord vous remercier de votre flexibilité et de votre volonté de collaborer pour soutenir les élèves pendant la période actuelle de fermeture des écoles. Je vous écris pour fournir aux conseils scolaires des conseils en matière de soutien à la santé mentale et au bien-être des élèves, ainsi que des renseignements concernant l’aide que les conseils scolaires peuvent offrir aux élèves ayant des besoins en matière d’éducation de l’enfance en difficulté.
Le ministère de l’Éducation s’est engagé à favoriser la continuité de l’apprentissage et à accorder des soutiens à tous les élèves, y compris à ceux ayant des besoins en matière d’éducation de l’enfance en difficulté. Dans le cadre de leurs activités de planification de la mise en œuvre, les conseils scolaires sont censés inclure des approches spécifiques pour aider les élèves ayant des besoins en matière d’éducation de l’enfance en difficulté.
Comités d’identification, de placement et de révision (CIPR)
On s’attend à ce que les conseils scolaires continuent de demander aux CIPR d’effectuer des examens annuels, comme le prévoit le Règlement 181/98 de l’Ontario. Les conseils scolaires doivent envisager des options pour la tenue à distance des réunions des CIPR. Veuillez noter qu’en vertu du règlement, un parent peut donner un avis par écrit dispensant le conseil de l’examen annuel. En cas d’appel d’une décision des CIPR, les conseils scolaires doivent également envisager la possibilité d’organiser des audiences à distance.
Plans d’éducation individualisés (PEI)
Pour favoriser l’accès à l’apprentissage des élèves ayant des besoins en matière d’éducation de l’enfance en difficulté, les PEI devraient rester en vigueur pendant la mise en œuvre des stratégies de continuité de l’apprentissage. Dans les situations où des adaptations, des modifications ou des programmes de rechange existants se révèlent impossibles, les conseils scolaires devraient travailler en collaboration avec les élèves et les familles pour trouver des solutions réalisables, au cas par cas.
Technologie fonctionnelle et autre équipement d’éducation de l’enfance en difficulté
Comme vous le savez, le Ministère alloue une somme liée à l’Équipement personnalisé (SEP) fondée sur l’effectif aux conseils scolaires pour qu’ils puissent acheter de la technologie fonctionnelle, notamment des ordinateurs, des logiciels et des appareils informatiques connexes, que les élèves suivant des programmes d’éducation de l’enfance en difficulté peuvent utiliser. Les conseils scolaires sont encouragés à fournir un accès continu à la technologie fonctionnelle et au matériel divers d’éducation de l’enfance en difficulté, afin d’aider les élèves suivant un programme d’éducation de l’enfance en difficulté à apprendre à la maison. Lorsque cet accès est impossible, nous encourageons les écoles et les enseignants à travailler avec les élèves et les familles pour déterminer quelles sont les solutions réalisables, au cas par cas.
Le Ministère reconnaît que les fermetures d’écoles actuelles peuvent avoir une incidence sur la capacité des conseils scolaires à soumettre leurs demandes de SEP pour 2019-2020 avant la date limite du 29 mai 2020. Par conséquent, la date limite de présentation des demandes de SEP pour 2019-2020 a été reportée au 30 juin 2020. Les conseils scolaires pourront également reporter les demandes de SEP qui ont été entamées mais qui ne peuvent pas être achevées avant cette nouvelle date limite et les transmettre dans le cadre de la présentation des demandes de SEP pour l’année scolaire 2020-2021.
Comités consultatifs pour l’enfance en difficulté (CCED)
Le Règlement 463/97 de l’Ontario a récemment été modifié pour accorder aux conseils scolaires une plus grande souplesse dans la façon dont un conseil et ses comités peuvent se réunir lorsque les écoles sont fermées en vertu d’un décret pris par le ministre de l’Éducation conformément au paragraphe 5(1) de la Loi sur l’éducation. Nous encourageons les conseils scolaires à examiner ces modifications lorsqu’ils envisagent d’organiser des réunions. Les conseils scolaires sont encouragés à tirer parti de l’expertise de leurs CCED lorsqu’ils planifient la continuité de l’apprentissage pour les élèves ayant des besoins en matière d’éducation de l’enfance en difficulté.
Tirer parti à distance de la capacité du personnel professionnel
Le Ministère s’attend à ce que les conseils scolaires tirent parti de la capacité de soutien à distance du personnel professionnel et paraprofessionnel et des aides-enseignants, dans la mesure du possible, en tenant compte des exigences contractuelles, réglementaires ou législatives en vigueur. Dans la mesure du possible, ce personnel devrait être disponible pour offrir des consultations et d’autres formes de soutien aux enseignants et/ou aux familles.
Programmes dans les établissements de soins, de traitement, de services de garde et de services correctionnels (programmes dans les établissements STSGSC)
L’accès à l’éducation des élèves qui suivent des programmes dans les établissements STSGSC doit être assujetti aux mêmes protocoles que ceux mis en place pour les élèves des écoles financées par les fonds publics. Les conseils scolaires sont encouragés à favoriser l’accès des élèves aux soutiens individuels nécessaires à leur réussite. Lorsque certaines adaptations individuelles peuvent s’avérer impossibles, le Ministère encourage les conseils scolaires et leur personnel enseignant à travailler avec les élèves et les familles afin de trouver des solutions, au cas par cas.
Le Ministère encourage les directeurs liés au système à communiquer avec les établissements de garde et de détention afin de déterminer comment maintenir de façon optimale la continuité de l’éducation pour les élèves dans ces établissements. Le Ministère est également en relation avec le ministère de la Santé (MSAN) et le ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires (MSESC) afin de déterminer comment le personnel des établissements peut aider à soutenir la continuité de l’apprentissage, tout en tenant compte de la sûreté et de la sécurité des jeunes et du personnel, ainsi que d’autres considérations liées aux besoins opérationnels des établissements.
Services de soutien spécialisés en santé et programmes associés aux besoins particuliers
Le MSESC finance une série de services et de soutiens destinés aux enfants et aux jeunes ayant des besoins en matière d’éducation de l’enfance en difficulté, y compris aux enfants et aux jeunes autistes. Ces services et soutiens sont souvent fournis par des organismes locaux, tels que les centres de traitement pour enfants, ou sous la forme d’un financement direct permettant aux familles d’acheter des services auprès de fournisseurs de services payants. Certains services communautaires seront suspendus ou connaîtront des perturbations et des retards pendant cette période. Certains fournisseurs de services offrent déjà des services à distance, et d’autres peuvent choisir d’y recourir comme autre méthode de prestation des services (par exemple au téléphone ou par le biais de demandes en ligne), le cas échéant.
Les familles peuvent contacter directement les fournisseurs de services de leurs enfants pour obtenir des renseignements actualisés sur les services dont ils peuvent se prévaloir à l’heure actuelle. Vous trouverez des liens vers les fournisseurs de services locaux financés par les deniers publics à l’adresse suivante : http://www.children.gov.on.ca/htdocs/French/specialneeds/index.aspx.
Les élèves qui auraient autrement bénéficié de services de soutien personnel de la part de professionnels de la santé ou de santé scolaire dans les locaux de l’école peuvent avoir droit à des services de soins à domicile. Compte tenu de la fermeture prolongée des écoles, les réseaux locaux d’intégration des services de santé (RLISS) travaillent avec les familles dont les enfants sont admissibles à des soins à domicile.
Services offerts par les écoles provinciales et les écoles d’application
Les écoles provinciales et d’application disposent de connaissances et de compétences spécialisées qui peuvent aider l’ensemble des éducateurs. Les Services consultatifs de la Direction des écoles provinciales et d’application (DEPA) peuvent continuer à soutenir les conseils scolaires qui ont des élèves sourds, malentendants, aveugles, ayant une basse vision, sourds et aveugles ou qui ont de graves troubles de l’apprentissage. De plus, la DEPA peut aider les conseils scolaires qui ont des élèves qui utilisent l’American Sign Language (ASL) et la Langue des signes québécoise (LSQ), et peut aider à expliquer le mode de fonctionnement dans un environnement virtuel. Les enseignants des Services consultatifs de la DEPA sont des enseignants certifiés par l’Ordre des enseignantes et des enseignants de l’Ontario, qui fournissent des services pédagogiques consultatifs, par exemple des recommandations concernant la mise en place de programmes, y compris les besoins en équipement. Les conseils scolaires qui ont des élèves aveugles et ayant une basse vision peuvent bénéficier d’un soutien supplémentaire du Service ontarien de ressources éducatives en format de substitution (SOREFS) et de l’école W. Ross Macdonald.
Pour les services destinés aux élèves anglophones/ASL qui sont sourds ou malentendants, veuillez vous adresser à Jeanne Leonard, surintendante, Direction des écoles provinciales et d’application, à l’adresse Jeanne.Leonard@ontario.ca. Pour les services destinés aux élèves anglophones/ASL et francophones/LSQ qui sont aveugles, qui ont une basse vision, qui sont sourds et aveugles ou qui ont de graves troubles de l’apprentissage, ou pour les élèves francophones/LSQ qui sont sourds ou malentendants, veuillez communiquer avec Ginette Faubert, surintendante, Direction des écoles provinciales et d’application, à l’adresse Ginette.Faubert@ontario.ca.
Soutiens aux éducateurs
Le ministère de l’Éducation propose aux éducateurs un apprentissage à distance/virtuel facilité par le biais d’une série de webinaires, notamment pour expliquer comment aider à distance les élèves ayant des besoins en matière d’éducation de l’enfance en difficulté. En outre, le Ministère publiera en ligne des ressources destinées aux parents et aux enseignants pour soutenir les élèves ayant des besoins en matière d’éducation de l’enfance en difficulté. Les éducateurs peuvent consulter le site https://www.d2l.com/k-12/ontario/fr/ pour s’inscrire aux webinaires.
De plus, la date limite d’inscription au Ontario Educator Online Autism Training Program (programme de formation en ligne sur l’autisme pour les éducateurs de l’Ontario), offert par le Geneva Centre for Autism, a été prolongée jusqu’au 30 juin 2020.
Soutiens en matière de santé mentale
Nous encourageons les conseils scolaires à continuer d’offrir à distance un soutien en matière de santé mentale aux élèves. Ce soutien pourrait inclure les élèves qui ont reçu des services de prévention et d’intervention dans les écoles de la part du personnel de santé mentale, et les élèves qui sont signalés par le personnel pendant la période de fermeture des écoles comme ayant besoin d’un soutien supplémentaire. Les conseils scolaires pourraient fournir des services à distance par l’intermédiaire de leurs professionnels de la santé mentale dans les écoles, y compris les travailleurs de la santé mentale nouvellement financés qui se trouvent dans les écoles secondaires. Nous savons que la nature du soutien peut changer au fil de l’évolution de l’intervention face à la flambée de COVID-19.
Santé mentale en milieu scolaire Ontario continuera d’offrir aux conseils scolaires des conseils, des ressources et un soutien à l’encadrement de la mise en œuvre. Santé mentale en milieu scolaire Ontario établit des liens avec les conseils scolaires, les partenaires communautaires et les experts en soins virtuels afin de cerner les pratiques et les formations/outils efficaces permettant de fournir un soutien en matière de santé mentale à distance. Santé mentale en milieu scolaire Ontario a préparé un certain nombre de ressources qui pourraient se révéler utiles aux parents/familles, aux élèves et aux éducateurs durant la période de fermeture des écoles. Ces ressources sont disponibles sur le site Web de cet organisme, à l’adresse suivante : https://smho-smso.ca/accueil/. Des aides spécifiques conçues pour les professionnels de la santé mentale en milieu scolaire seront partagées par le biais d’une communauté de pratique privée.
Comme vous le savez, des discussions actives sont en cours avec les partenaires syndicaux et patronaux du système éducatif, l’accent étant mis sur la collaboration, le partage d’idées et la recherche de solutions. Nous savons que les conseils scolaires travaillent d’arrache-pied et en collaboration avec leurs équipes de direction, les directions et les directions adjointes, les fédérations d’enseignants et les syndicats des travailleurs de l’éducation pour mettre en œuvre des plans de continuité de l’apprentissage pour tous les élèves, y compris ceux qui ont des besoins en matière d’éducation de l’enfance en difficulté. Ce travail de collaboration au niveau local restera essentiel dans les jours et les semaines à venir. Nous continuerons d’œuvrer à tous les aspects de l’intervention gouvernementale dans le secteur de l’éducation en dialoguant avec les différents groupes de travail qui ont été mis en place avec les conseils scolaires et les partenaires sociaux. Nous nous attendons également à ce que les conseils scolaires tirent parti des partenariats en cours au niveau local, au fil de la mise en œuvre des plans visant à soutenir tous les élèves.
Le Ministère s’est engagé à dialoguer de façon continue avec les conseils scolaires à propos des problèmes qui pourraient survenir au cours des prochaines semaines. Il organisera des conversations de suivi avec les surintendants responsables de l’éducation de l’enfance en difficulté. Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires ou si vous avez des questions, veuillez envoyer un courriel à Jeff Butler à l’adresse jeff.butler@ontario.ca.
Pour en savoir plus sur la façon dont le gouvernement soutient la population, les entreprises et les familles pendant la flambée de COVID-19, visitez www.ontario.ca/nouveaucoronavirus.
Nous vous remercions une nouvelle fois de votre coopération et d’avoir accepté de collaborer dans l’intérêt des élèves.
Nancy Naylor
c : Direction générale, Association des conseils scolaires des écoles publiques de l’Ontario (ACÉPO)
Directrice générale, Association franco-ontarienne des conseils scolaires catholiques (AFOCSC)
Directeur général, Ontario Catholic School Trustees’ Association (OCSTA)
Directrice générale, Ontario Public School Boards’ Association (OPSBA)
Directeur général, Council of Ontario Directors of Education (CODE)
Directeur général et secrétaire-trésorier, Association des enseignantes et enseignants franco-ontariens (AEFO)
Secrétaire générale, Fédération des enseignantes et des enseignants de l’élémentaire de l’Ontario (FEEO)
Secrétaire général, Ontario English Catholic Teachers’ Association (OECTA)
Secrétaire général, Fédération des enseignantes-enseignants des écoles secondaires de l’Ontario (FEESO)
Présidence, Conseil des travailleurs de l’éducation de l’Ontario (CTEO)
Présidence, Alliance des travailleuses et travailleurs en éducation de l’Ontario (ATEO)
Responsable de la coordination, Syndicat canadien de la fonction publique – Ontario (SCFP-ON)
Président du Conseil, Conseil consultatif ministériel de l’éducation de l’enfance en difficulté
